Într-o lume tot mai încărcată, care se mișcă mai rapid, cu tot felul de sarcini pe care trebuie să le bifăm la muncă sau în familie, nu mai este suficientă o foiță de hârtie pe care să-ți notezi ce ai de făcut. Listele To Do au devenit atât de multe și atât de diferite, încât, de multe ori ai nevoie de aplicații, care pot rula atât pe telefon, cât și la computer cu ajutorul cărora să structurezi ce ai de făcut, să-ți stabilești deadline-uri, să acorzi priorități, etc.
În acest context, un astfel de program trebuie să-ți ofere mai multe funcții. Printre cele mai importante se numără sincronizarea taskurilor pe toate device-urile, ceea ce înseamnă automat că trebuie să existe extensii, versiuni iOS/Android (ca să-l poți accesa și de pe mobile), alerte, subtaskuri, etichete, structurare pe proiecte, share cu colegii, versiuni premium care să-ți permită upgrade-uri atunci când situația o cere.
Hai să trecem printr-o listă de aplicații (mobile apps vlog) ce îți pot fi de folos:
1. Aplicația Any.do
Versiunea gratuită a aplicației Any.do face o treabă solidă de urmărire a sarcinilor atât în iOS/Android, cât și în versiunea web. Programul are și o versiune premium de $26.99 anual, care deschide mai multe funcții interesante și utile, cum ar fi abilitatea de a atribui etichete, de a seta culorile, de a distribui liste nelimitate, etc. Am utilizat această aplicație până la implementarea design-ului nou, care pare mult mai plăcut decât cel precedent.
2. Evernote
Este un instrument puternic pentru managementul taskurilor, cu multe funcții complexe. Am văzut că multe persoane îl utilizează pentru a-și gestiona atât taskurile personale, dar și firme mici. Evernote te ajută să creezi liste, setare de alerte, notițe, să urmărești sarcini și să salvezi site-uri web. Toate detaliile din contul tău sunt sincronizate pe device-urile desktop și mobile. Versiunea gratuită are o limită de încărcare lunară de 60MB și se sincronizează numai cu două dispozitive. Mutarea la opțiunea de storage de 10 GB /lună costă $69,99 pe an și îți permite să sincronizezi informațiile pe toate dispozitivele tale. În cazul meu, mi s-a părut prea complexă pentru taskurile mele zilnice.
3. ToDoist
Aplicația mea preferată de până acum este ToDoist. Mi-a plăcut atât de mult, încât am trecut la pachetul premium și sunt printre cei care plătesc 32 Euro anual pentru a beneficia de instrumentele ei. Programul este structurat bine și oferă majoritatea funcțiilor de care are nevoie o persoană fizică. Ceea ce m-a prins în laț a fost multitudinea de platforme pe care funcționează. Poți să o integrezi în Gmail și să salvezi direct taskuri în ea, are versiune desktop, extensie Chrome, program pentru Apple Watch, integrare cu Google Calendar și Outlook – practic toate opțiunile pe care le-am simțit necesare până acum. Ba mai mult, unul dintre factorii care mă motivează – elementul de gamification, unde trebuie să aduni puncte pentru a deveni The Master. Poți structura taskurile pe proiecte, poți să le atribui label și culori diferite, subtaskuri, etc. Todoist înțelege niște termeni de limbă naturală, astfel încât să poți programa o sarcină tastând “luna viitoare” și aplicația înregistrează automat taskul pentru next month. Am deja alerte setate peste un an, atunci când trebuie să plătesc anumite servicii.
4. Google Calendar (Android și iOS)
Eu n-am putut să lucrez cu acest instrument în privința taskurilor, însă este probabil cel mai bun pe organizarea de întâlniri (pentru că îl utilizează foarte mulți), cu detalii despre locație, oră, durată, etc. Cu ajutorul aplicației Google Calendar poți vedea, desigur, evenimentele viitoare foarte ușor. Și îți poți planifica graficul mai simplu. Funcționează cu Gmail și Google Keep.
5. Google Keep (Android și iOS)
Google Keep – parte a suitei de aplicații de productivitate Google – reprezintă o modalitate rapidă și ușoară de a face notițe, de a păstra liste, de a face desene și de a stoca imagini, înregistrări, inclusiv vocale, pentru ca apoi să le poți accesa de oriunde pe dispozitivul tău Android, iPhone, iPad, prin Gmail, prin pagina web a Keep și cu extensia Keep a Chrome. Din Keep, poți copia o notă sau o listă în Google Docs. Poți stabili alerte bazate pe locație, dacă dorești să fii anunțat când ajungi la o destinație.
Pe lângă aceste opțiuni mai puteți încerca Google Task, o aplicație simplă de gestionare a sarcinilor. Are opțiuni de bază, de creare a listelor, însă dacă ești în căutarea a ceva mai mai complex, vei migra către un alt program. Dacă ești un fan Microsoft, s-ar putea să te intrige aplicația lor To Do, care oferă și posibilitatea de partajare a listelor de sarcini cu oricine are un cont de OneDrive. Cam puțini, cred. Apropo, dacă nu știați, Microfost a cumpărat WunderList, o altă aplicație populară în trecut, dar pentru care va fi încetată asistența tehnică într-un viitor apropiat. Din acest motiv compania oferă posibilitatea de a muta datele din Wunderlist în To Do.
Remember the Milk este o altă aplicație interesantă, dar pe care trebuie să o testezi pentru a te asigura că îți place. Denumirea te duce la lista de produse de cumpărat de la magazin. Poți crea liste, partaja sarcini cu colegii, sincronizare între platforme, liste inteligente care se actualizează automat pe baza criteriilor pe care le stabiliți. Poți să sincronizezi taskurile cu Microsoft Outlook, să vezi sarcinile în Apple și Google Calendar, să creezi alerte în Evernote, care vor fi adăugate automat în listele tale.
O altă aplicație de testat este TickTick. Versiunea free oferă instrumente simple, în timp ce la abonamentul anual de $ 27.99 poți debloca instrumente utile de planificare pentru echipă și de gestionare a proiectelor.
Într-un final, aș menționa aici și Asana, însă cel mai probabil acest instrument este mai indicat pentru gestionarea proiectelor într-o companie, deoarece ai o groază de opțiuni și setări, care la un moment dat pot consuma mult timp doar pentru completare. La fel, pentru unele echipe ar putea fi util Trello, care îți permite ușor să faci trackingul unui proiect în desfășurare, datorită sistemului său de board-uri. Testează, încearcă versiunile free și alege ce e mai potrivit pentru tine.
După ce am testat mai multe astfel de aplicații, ați înțeles la ce m-am oprit. Pot spune că orice instrument puternic de planificare a taskurilor, în versiunea free, te va limita în posibilități, iar upgrade-ul la o versiune premium s-ar putea să fie soluția. Iar asta înseamnă că trebuie să ne învățăm să scoatem niște bănuți din buzunar, dacă ne dorim un serviciu bun.